На работе человек проводит большую часть своего времени. И часто выполнение возложенных обязанностей напрямую связано с взаимодействием между всем коллективом. Безусловно, являясь частью оного, каждый занимается своими определенными делами, предписанными трудовым договором. Однако может случиться такое, что один из сотрудников по каким-либо причинам не может работать.

Конечно, это может быть связано с уходом в отпуск. Только это не отменяет того факта, что сотрудника не будет на месте, а его обязанности выполнять нужно. Но что делать, если руководитель желает, чтобы именно Вы заняли место в его отсутствие? В нашей статье мы расскажем не только о том, как законно оформляется исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, но и какой может быть оплата за замещение.

Обычно, когда один из сотрудников уходит в отпуск и у него не предусмотрено заместителя, на его обязанности назначают одного из коллег схожего профиля. Однако подобное назначение должно производиться согласно закону. В ином случае есть риск того, что работник не будет выполнять соответствующих обязанностей. С другой стороны, и руководитель за замещение отсутствующего работника.

По ТК РФ предусмотрено два варианта оформления подобного процесса:

Совмещение (ст. 60.1 ТК РФ);

Исполнение обязанностей может быть как схожим с текущей должностью, так и различаться. Однако в большинстве случаев совместительство назначается, когда у работника есть соответствующее образование и опыт работы в этой сфере. Либо же если во время работы этот сотрудник имел возможность ознакомиться с делами своего коллеги.

Отдельно стоит сказать и о том, что ст. 60.1 подразумевает письменное согласие сотрудника. Ни в коем случае нельзя позволять руководителю назначать Вам дополнительные обязанности, которые не входят в Ваши назначенные . Подобное будет являться нарушением закона.

Временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ).

При временном переводе Вы будете полностью переведены на должность сотрудника, который временно отсутствует. При этом сохраняется Ваша предыдущая вакансия, то есть по истечении срока и как только вернется отсутствующий – Вас переведут обратно. Сам же срок назначения может доходить до года. Если же происходит такое, что за Вами не сохраняют предыдущую должность, то договор из временного становится постоянным. То есть Вы останетесь в должности того сотрудника, которого замещали.

Стоит также учитывать, что подобный временный перевод может быть осуществлен и без согласия сотрудника. Подобное возможно в исключительных случаях, но сроком не более чем на месяц. К исключительным случаям относятся различные катастрофы, аварии, пожары, эпидемии, а также события, ставящие жизнь под угрозу. Если же говорить о менее ужасных событиях, то перевод для замещения отсутствующего работника может быть осуществлен в случае простоя, когда исполнение данной работы будет означать предотвращение порчи или уничтожения имущества.

Во всех остальных случаях точно так же необходимо письменное согласие сотрудника. Кроме того, при переводах, будь то исключительный случай без согласия, либо же перевод по письменному соглашению, заработная плата не должна быть ниже средней выплачиваемой на предыдущей работе.

Доплата и оформление при замещении работника

Оплата, которая предоставляется при совмещении, по закону может быть совершенно разной. Тонкость состоит в том, что при получении дополнительных обязанностей работодатель и сотрудник должны сами установить ее размер. Производится подобное по соглашению сторон в письменной форме. Ни в коем случае не оставляйте подобный вопрос на устное решение, ведь все должно быть четко прописано в соответствующем документе.

Относительно оформления совмещения может быть составлено дополнительное соглашение. Оно прикладывается к трудовому договору и составляется в письменной форме. Как и у других соглашений, у него имеются свои правила заполнения . Согласно им, в допсоглашении на совместительство должны быть:

• Полное название организации , с указанием ответственного руководителя, который составляет соглашение и имеет полномочия для закрепления документа своей подписью;
• ФИО сотрудника, его должность, отдел , в котором он работает и т.д.;
• Само соглашение относительно совмещения , приобретения новых должностных обязанностей, и стоимость доплаты за это .

После того как соглашение на исполнение обязанностей временно отсутствующего работника будет составлено, выносится соответствующий . Стандартно в нем указывается срок замещения, какая должность и обязанности дополнительно присваиваются сотруднику, а также размер доплаты.

Оформление и оплата при временном переводе

Для временного перевода на другую должность точно так же должно быть составлено соглашение. Его специфика практически ничем не отличается от соглашения на совмещение. Разница состоит в том, что указанный в соглашении работник освобождается от всех обязанностей, которые не предусмотрены конкретной должностью, на которую его переводят. Переход на другую должность осуществляется полностью вне зависимости от того, что это временная мера.

Так как будет произведен перевод, речь будет идти уже не о доплате, а о по новой должности. Учитывайте, что согласно ст. 72.2 ТК РФ она не должна быть ниже той, что Вы получали на предыдущей должности. Однако даже при подобной статье ТК РФ оплата может быть назначена и по соглашению. Не следует также забывать, что из той суммы, которую Вы обозначите при разговоре с руководителем, будет вычитаться НДФЛ.

Перейдем к оформлению временного перевода. После того как Вами с работодателем будет составлено соглашение, прикрепленное к трудовому договору, будет издан приказ. В нем должны быть указаны:

• Название компании или фирмы , указание ответственного руководителя;
• Информация о сотруднике , которая включает в себя не только ФИО, но и прежнюю должность, отдел или иные внутренние обозначения компании;
• На какую именно должность производится назначение;
• Срок временного перевода;
• Установленный компанией или соглашением размер заработной платы на этой должности у назначаемого сотрудника.

При оформлении соглашения обязательно стоит обращать внимание на его детали. Новая должность может также обязывать Вас подписывать соответствующие договора об ответственности. Будь то или же документ о неразглашении тайн компании, если их предусматривает временная должность, их потребуется подписать.

Обычная практика на предприятиях или в организациях – это доплата за замещение временно отсутствующего сотрудника в размере до 30% от его оклада или тарифной ставки. Но не всегда это правомерно или разумно. Разные ситуации требуют разных подходов к компенсации дополнительных усилий сотрудников, и об этом остановимся подробнее.

В организации любого размера практически постоянно происходят ситуации, когда возникает необходимость заменить отсутствующего сотрудника. Болезнь, отпуск и другие уважительные (и не только) причины приводят к тому, что начальник или собственник бизнеса начинает решать проблему подмены работника.

В какие-то моменты решение находится быстро и кто-то из свободных работников соглашается выйти на подмену. Но нередки и такие ситуации, когда нет быстрой замены для человека, который внезапно предупредил о своей неявке на работу. В самых крайних случаях приходится даже останавливать производство или закрывать, например, магазин.

Но коллектив всегда пойдёт навстречу своему руководителю в такой ситуации, если вознаграждение за подмену, например, заболевшего продавца, будет справедливым и привлекательным.

Вариант 1: Временный перевод сотрудника

Этот вариант применяется тогда, когда работу отсутствующего сотрудника не получается кому-то передать “в нагрузку”, она требует полной отдачи сил и внимания. Например, если в трёх отделах одного магазина могут справиться два продавца, то на два пассажирских автобуса не посадишь за руль одного водителя одновременно.

В таком случае применяется временный перевод на это место конкретного сотрудника. Оформляется такой приказом по предприятию, возможен только с согласия работника. Образец приказа на временный перевод показан ниже:

Оплата сотруднику производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по основной должности или профессии. То есть если у замещаемого работника установлена более высокая оплата труда – на такой же уровень дохода должен рассчитывать и замещающий его человек.

Иногда в практике оказывается, что при замещении вышеоплачиваемой позиции разница в доходе оказывается не слишком высокой и привлекательной. Фактически она не компенсирует дополнительные усилия и работник не заинтересован в такой оплате. Тогда работодатель имеет право и возможность установить более высокий уровень оплаты по договоренности с тем сотрудником, которого переводят на время отсутствия замещаемого работника. Появление такой ситуации – прямой признак несовершенства системы оплаты труда, её разбалансировки с точки зрения справедливости вознаграждения.

Вариант 2: Расширение зоны обслуживания

В этом случае работу отсутствующего сотрудника поручают другому с точно такой же профессией (должностью). Согласие сотрудника обязательно. Фактически у него увеличивается объём работы, возрастает нагрузка и интенсивность труда.

Порядок оплаты такой дополнительной работы устанавливается статьей 151 Трудового Кодекса РФ, в которой говорится о необходимости производить доплату с учетом содержания или объема выполняемой работы. Однако конкретный размер такой доплаты в статье не указан.

Практика применения этого положения ТК показывает, что обычно устанавливается доплата в размере 30% к часовой тарифной ставке или окладу, а в отдельных случаях размер такой доплаты достигает 50% (как правило, на рабочих должностях с большой нагрузкой).

Следует отметить, что расширение зоны обслуживания предполагает выполнение дополнительного объема работ по своей профессии в рамках нормальной продолжительности рабочего времени. Переработка (сверхурочные часы) в таком случае оплачиваются дополнительно.

Для документального оформления такого вида компенсации необходимо подготовить приказ. Пример такого документа приведен ниже:

Вариант 3: Совмещение профессий

Такой случай оформления доплаты может быть применен в том случае, когда нужно без отрыва от своей основной работы заместить отсутствующего работника по другой профессии. Например, слесарь по ремонту оборудования замещает электрогазосварщика (при наличии соответствующей квалификации).

Порядок доплат при этом такой же, как и в предыдущем случае. Разница лишь в наименовании доплаты. Размер определяется таким же способом.

Возложение обязанностей без оплаты

В некоторых организационных структурах предусматриваются должности заместителей руководителей подразделений, отделов, управлений и всей организации. Например, заместитель начальника цеха.

В практике системы оплаты принято, что если, например, начальник цеха уходит в отпуск, то исполнение обязанностей этого начальника на время отпуска его заместителю не оплачивается . Но это должен быть “чистый” заместитель, без указания в наименовании должности приставки “ПО…”. Например, заместитель генерального директора по продажам не является “чистым замом”, так как в наименовании его должности указано конкретное направление работы.

Также обязательным условием должно быть то, что в должностной инструкции такого заместителя должна быть указана его прямая функция исполнять обязанности замещаемого начальника на период его отсутствия.

Если оба эти условия выполнены, у работодателя нет обязанности издавать приказ на исполнение обязанностей для штатного заместителя. Основанием для возникновения у заместителя полномочий по руководству подразделением и подписанием документов будет информация, свидетельствующая об отсутствии руководителя на рабочем месте (командировочное удостоверение, приказ о предоставлении отпуска и т.п.).

Обязанности сотрудника исполняет его заместитель.

Если такой штатной единицы не предусмотрено, а работа должна продолжаться, функции отпускника можно переложить на другого сотрудника.

В Трудовом кодексе закреплены два варианта временного возложения чужих обязанностей на другого сотрудника:

• совмещение;
• временный перевод.

Под совмещением по норме статьи 60.2 Трудового кодекса понимается дополнительная работа:

• по своей же профессии или должности;
• по другой должности или профессии.

Например, секретарь может исполнять обязанности кадровика одновременно с секретарской работой, и наоборот.

Временный перевод по норме статьи 72.2 Трудового кодекса предполагает освобождение сотрудника от его основной работы и возложение на него функций другого работника на время отпуска. Например, один из делопроизводителей временно переводится на должность секретаря.

Никаких других вариантов замещения ТК не предусматривает. Тем более не имеет юридической силы устная договорённость, так как все изменения во взаимоотношениях директора и подчинённого, в том числе обязанности и доплаты, оформляются письменно.

В случае устного договора директор не сможет привлечь замещающего к ответственности за плохую работу, а сотрудник может остаться без доплаты.

Совмещение

Если на сотрудника временно возлагаются чужие обязанности, его согласие на то обязательно. При этом и объём работы, и размер должны быть согласованы и обозначены в документе.

Дополнительная работа может выполняться в основное рабочее время замещающего работника.

Важно: соглашение о временном совмещении может быть расторгнуто без указания причин по инициативе директора или замещающего сотрудника, но с предупреждением за 3 рабочих дня.

Доплата

По норме статьи 151 ТК совмещение оплачивается по соглашению. Никаких инструкций по расчёту доплаты или указания конкретных сумм не содержится ни в одном правовом акте.

То есть, на какую сумму денег договорятся стороны соглашения (директор и замещающий сотрудник), столько и будет начислено, конечно, за вычетом НДФЛ.

Оформление

Статья 60.2 ТК начинается со слов «с письменного согласия работника». Это означает, что сотрудник, согласившийся принять на себя дополнительные функции, должен письменно подтвердить своё согласие.

Оформить совмещение можно допсоглашением к трудовому договору.

Все соглашения оформляются по той же схеме, что и трудовые договоры. То есть должны обязательно присутствовать включения:

• обозначение работодателя (название фирмы, лицо, полномочное подписывать договор со ссылкой на устав или доверенность);
• сведения о работнике (ФИО, профессия, должность, отдел, адрес);
• сущность соглашения.

Текст допсоглашения может быть таким: «Работник и работодатель согласились с тем, что работник обязуется в период с 01.07.2016г. по 29.08.2016г. помимо своих основных обязанностей исполнять функции секретаря (должностная инструкция прилагается). За совмещение профессий работнику производится доплата к его окладу в размере 22000 рублей».

На основании подписанного соглашения издаётся приказ о совмещении, где указано:

• какие должности или профессии будет совмещать сотрудник;
• на какой срок устанавливается совмещение;
• какая будет произведена доплата.

По истечении срока соглашения оно теряет силу, то есть, сотрудник не обязан выполнять дополнительную работу, а директор не должен платить за совмещение.

Временный перевод

Замещение переводом производится опять же по соглашению. Но, в отличие от совмещения, при переводе сотрудник будет исполнять только рабочие обязанности замещаемого работника, но не свои.

При этом согласие сотрудника на перевод не имеет значения, то есть он обязан будет исполнять чужие обязанности в обстоятельствах:

• если случилась катастрофа, авария или стихийное бедствие;
• населению или его части угрожают эпидемии, голод или последствия аварий;
• невыполнение работы угрожает простоем или уничтожением имущества фирмы или её контрагентов.

Оплата

По норме статьи 72.2 Трудового кодекса оплата за в результате перевода производится соразмерно выполняемой функции. При этом зарплата замещающего сотрудника не должна быть меньше той, которую он получает на основном месте.

Если имеет место соглашение сторон, то замещающему сотруднику выплачивается денежная сумма, указанная в соглашении, за вычетом НДФЛ.

Оформление

Так как статья 72.2 ТК всё же обязывает подписывать соглашение на временный перевод, если не имеет место перевод без согласия, то составляется опять же допсоглашение к трудовому договору.

Текст допсоглашения будет примерно таким:

«Работник и работодатель согласились с тем, что работник в период с 01.07.2016г. по 29.08.2016г. на время отпуска секретаря Ивановой Т.Т. переводится на должность секретаря (должностная инструкция прилагается). За исполнение секретарских обязанностей работнику выплачивается зарплата в размере 15 тысяч рублей».

На основании допсоглашения или в ситуации, когда согласие сотрудника на перевод не требуется, составляется приказ о переводе. Можно оформить приказ на бланке Т-5. Эта форма не обязательна для применения, но использоваться может.

В приказе должны быть обозначены данные:

• о фирме (название и обязательные коды);
• о сотруднике (ФИО, должность и отдел);
• прежнее место работы;
• новое рабочее место;
• срок перевода (временно);
• размер зарплаты на время перевода.

Приказ обязательно визирует директор фирмы и подписывает замещающий.

Замещение руководителя

Директор тоже работник организации, и тоже имеет право на отпуск. Если у директора есть заместитель, то именно он сможет выполнять обязанности на время директорского отпуска. Это должно быть обозначено в должностной инструкции, ведь на то он и заместитель, чтобы временно замещать.

Если же заместителя нет, придётся издавать . В приказе указывается:

• основание замещения (отпуск);
• ФИО и должность замещающего;
• срок замещения;
• доплата.

Замещать директора может любой другой управленец, например:

• главный инженер;
• директор по персоналу;
• финансовый директор и т.п.

Нюансы

При решении вопросов о временном замещении сотрудника кадровики допускают множество ошибок. Чтобы избежать нарушений трудового законодательства, а значит и штрафов, нужно учитывать некоторые моменты, например:

• нельзя сменщику замещать коллегу, если его работа будет выполняться в течение двух смен подряд (нарушение 103‑й статьи ТК);
• если смены происходят не подряд, а например, неделя через неделю, то оплата за замещение должна производиться по статье 153 ТК - в двойном размере (ведь работа заместителя будет производиться в его законные );
• если обязанности сотрудника, которого замещают, связаны с обслуживанием ценностей, то с замещающим составляется ;
• обязанности отпускника нельзя «раскидывать» по сотрудникам, замещать обязанности может один работник;
• если срок совмещения должностей по соглашению вышел, но работник ещё совмещает должности, соглашение обретает силу постоянного (то есть, замещать должности сотрудник будет бессрочно).

Новая редакция Ст. 151 ТК РФ

При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата.

Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (статья 60.2 настоящего Кодекса).

Комментарий к Статье 151 ТК РФ

Трудовым кодексом закрепляются особые правила оплаты труда при совмещении профессии и выполнении обязанностей временно отсутствующего работника. Под совмещением профессий (должностей) следует понимать одновременное выполнение работником своей основной работы по трудовому договору и дополнительной работы по другой профессии (должности). Частным случаем совмещения профессии (должностей) является выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Совмещение профессий (должностей) не следует смешивать с работой по совместительству. Если при работе по совместительству оплата осуществляется в полном объеме в соответствии с заключенным трудовым договором, то за совмещение профессий работнику производятся доплаты, размер которых устанавливается по соглашению работника и работодателя. На сегодняшний день законодательством не установлены какие-либо минимальные размеры доплат за совмещение профессий или должностей.

На практике у многих работодателей возникает вопрос о необходимости доплаты за совмещение заместителям руководителей организаций в период временного отсутствия этих руководителей. Кассационная коллегия Верховного Суда Российской Федерации в своем Определении от 11 марта 2003 г. N КАС03-25 пришла к выводу, что акты, запрещающие выплату разницы между должностными окладами отсутствующего работника и замещающих его штатного заместителя или помощника, противоречат основным принципам трудового законодательства.

Другой комментарий к Ст. 151 Трудового кодекса Российской Федерации

1. В ст. 151 ТК РФ предусмотрен ряд случаев выполнения работником наряду с основным также и дополнительного объема работы:

Совмещение профессий (должностей);

Расширение зоны обслуживания;

Увеличение объема работы;

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

2. Под совмещением профессий следует понимать выполнение работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности). При этом в отношении рабочих речь идет о другой профессии, а в отношении служащих - о другой должности.

3. Под расширением зоны и увеличением объема работы следует понимать выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по той же профессии или должности.

4. Под выполнением обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы следует понимать замену работника, отсутствующего в связи с болезнью, отпуском, командировкой и по другим причинам, когда в соответствии с действующим законодательством за ним сохраняется рабочее место (должность).

От выполнения обязанностей временно отсутствующего работника следует отличать так называемое временное заместительство, при котором работник исполняет обязанности по должности временно отсутствующего работника с освобождением на это время от основной работы. Порядок оплаты временного заместительства, установленный разъяснением Госкомтруда СССР N 30 и Секретариата ВЦСПС N 39 от 29 декабря 1965 г. (с изм. от 11 марта 2003 г.), предусматривает выплату замещающему работнику разницы между его фактическим окладом (должностным, персональным) и должностным окладом замещаемого работника. Определением Верховного Суда РФ от 11 марта 2003 г. подп. "а" абз. 3 и абз. 4 п. 1 указанного Порядка признаны не действующими в части, запрещающей выплату разницы между должностными окладами отсутствующего работника и замещающих его штатного заместителя или помощника, а также главного инженера предприятия, учреждения или организации.

5. Во всех указанных случаях изменяется трудовая функция работника, поэтому в соответствии со ст. 72 ТК РФ на это требуется письменное согласие работника. Порядок введения совмещения профессий (должностей), расширения зон обслуживания, увеличения объема работ и исполнения обязанностей временно отсутствующего работника определен ст. 60.2 ТК РФ. При совмещении профессий (должностей), расширении зоны обслуживания, увеличении объема выполняемой работы работнику устанавливается доплата, размер которой определяется соглашением сторон трудового договора.

Замещение работника на время его отпуска или больничного – обычная практика, многие расценивают уход коллеги в отпуск, как необходимость брать на себя дополнительную работу. Но не все руководители считают нужным делать доплату за замещение временно отсутствующего сотрудника, а многие работники мирятся с таким ущемлением своих прав.

Замещение временно отсутствующего работника

Замещение на время отпуска или больничного другого работника во многих компаниях проводится с нарушением прав работников фирмы. Чтобы этого не произошло, необходимо знать порядок проведения такой процедуры и не бояться отстаивать свои права, если потребуется, то и в суде. Работодатель должен нести ответственность за нарушение трудового кодекса.

1. Замещение временно отсутствующего работника может производиться путем совмещения должностей, увеличения объема работ, расширения круга обязанностей. Дополнительная работа может быть поручена по аналогичной или другой должности.
2. Работодатель обязан получить согласие работника на временное замещение коллеги. Просто приказать поработать за другого человек, ни один начальник не имеет права. Работник вправе отказаться от замещения коллеги на период отпуска, больничного или другого отсутствия по уважительной причине.
3. О предельных сроках замещения должностей может говориться в Уставе организации (если это муниципальное предприятие) или в соглашении к трудовому договору. То есть согласие работника на временное выполнение обязанностей другого сотрудника не может быть устным, требуется заключение письменного соглашения. В нем оговаривается объем дополнительной работы, ее характер, а также сроки и размеры оплаты за замещение.

Как оплачивается замещение временно отсутствующего работника?

Вопрос оплаты за замещение другого сотрудника волнует многих, поэтому ему стоит уделить больше внимания. Необходимо различать замещение сотрудника с освобождением от своих обязанностей и совмещение двух должностей. В первом случае оснований для доплаты может и не быть – если работа, выполняемая за другого сотрудника, не является более сложной или замещаемая должность аналогична постоянной должности работника.

В случае совмещения двух должностей на время отсутствия другого сотрудника, доплата должна быть обязательно. Отказ работодателя доплатить за совмещение должностей будет прямым нарушением трудового законодательства.

Временное совмещение должностей должно быть оформлено приказом руководителя. В приказе необходимо указать совмещаемую должность, периода, на который вводится совмещение (возможны фиксированные сроки замещения, возможно совмещение должностей без указания конкретных сроков), объем дополнительной работы и оплата за замещение должности другого работника. Доплата может быть установлена фиксированной суммой, но стороны могут договориться о доплате в процентном отношении к окладу (тарифной ставке).

Уменьшение размера доплаты за совмещение двух должностей или ее полная отмена должны оформлять приказом по организации. Сотрудник об изменении условий замещения временно отсутствующего работника должен быть предупрежден заранее. При этом, предупреждение должно быть письменным. Кроме того, при бессрочном совмещении должностей работник должен быть предупрежден об изменении условий оплаты за 2 месяца.

Подведем итог: замещение должности временно отсутствующего сотрудника может производиться только с письменного согласия работника; при совмещении должностей оплата должна производиться обязательно.