Перед любой IT-компанией возникает необходимость проведения предпроектного обследования при автоматизации бизнес-процессов Клиента.
Обычно, это вызывает ряд взаимосвязанных вопросов у последнего:

1. Какой будет результат?
2. Стоимость обследования?

Наш опыт показывает, что предпроектное обследование является необходимой составляющей работ практически любой IT-компании, связанной с внедрением систем автоматизации. От правильной организации и проведения этого этапа зависит успех всего проекта.

Нужно ли проводить обследование? Что оно даст Клиенту?

Причин, по которым необходимо обследование, много. Ими могут быть высокая предполагаемая стоимость проекта, потребность в изменении существующих бизнес-процессов при автоматизации, включение в проект работ, объем которых невозможно определить заранее и пр. Проще говоря, обследование надо проводить, если автоматизируемая компания находится на конкурентном рынке.

Какие цели и задачи у предпроектного обследования?

В ходе предпроектного обследования заказчик может:

Получить детальное описание существующих в компании бизнес-процессов и сравнить реальную картину с представляемой

Оптимизировать существующие бизнес-процессы за счет использования того практического опыта, который консультанты из IT-компании получили в ходе предыдущих внедрений в аналогичных компаниях

Оценить степень соответствия функциональных возможностей предлагаемой системы реальным бизнес-процессам заказчика

Своевременно выделить свои уникальные преимущества и учесть их на этапе внедрения системы, а не после ее ввода в промышленную эксплуатацию

Уточнить бюджет и сроки реализации проекта автоматизации с учетом возможных доработок системы под уникальные особенности своих бизнес-процессов

Оценить технические и кадровые ресурсы, которые будут нужны на этапе внедрения системы. Спланировать выделение этих ресурсов для завершения проекта в оптимальные сроки и без превышения бюджета

Оценить возможные риски, которые могут повлиять на качество работы

Оптимизировать затраты на развертывание системы за счет возможного выполнения части работ собственными силами

Получить более точную оценку экономического эффекта и возврата инвестиций

Основные задачи предпроектного обследования:

Изучение бизнес-процессов заказчика и выяснение основных проблем, которые он хочет решить с помощью системы автоматизации

Выявление уникальных конкурентных преимуществ заказчика, которые необходимо сохранить при автоматизации

Расчет окончательного бюджета проекта и сроков его реализации с учетом полученных данных

Каждая компания сможет добавить задачи, которые ей хотелось бы решить на этапе обследования, но получение ответов на вопросы выше делает предпроектное обследование уже достаточно эффективным.

Какой будет результат?

Основной результат - итоговый отчет о выполненных работах, согласованный и подписанный заказчиком и исполнителем.

Структура итогового отчета:

Организационная структура предприятия

Описание существующей автоматизированной системы

Расширенное описание бизнес-процессов и документооборота предприятия

Цели и задачи новой системы автоматизации

Варианты выбора программного продукта

Варианты внедрения

Определение порядка проведения работ по автоматизации

Календарный план-график работ

Ориентировочная стоимость внедрения

Стоимость обследования?

Ответ на этот вопрос зависит от целей обследования. Если целью является экспресс-обследование с помощью заполнения заказчиком опросного листа , тогда это бесплатно.

Если же цель обследования соответствует описанным выше задачам, то потребуется задействование значительных ресурсов IT-компании и стоимость будет рассчитана индивидуально. Настоящее предпроектное обследование является , позволяющей не только оценить необходимость, сроки и бюджет автоматизации, но и оптимизировать существующие бизнес-процессы Клиента.

Какая эффективность у такого обследования и окупится ли оно?

Вопрос оценки эффективности предпроектного обследования является одним из сложных в бизнесе, поскольку его результат не всегда очевиден заказчику и часто воспринимается весьма субъективно. Для обоснования экономического эффекта от услуги рассмотрим потенциальные каналы экономии:

1. Экономия людских ресурсов и времени:

При доработке системы под уникальные конкурентные преимущества заказчика на начальном этапе внедрения, а не после ввода в промышленную эксплуатацию

На этапе интеграции системы в IT-инфраструктуру заказчика за счет того, что вся информация о состоянии IT-среды предприятия и о нюансах интеграции выясняется до начала, а не во время внедрения

Благодаря своевременному выделению материальных и людских ресурсов как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика

За счет предварительной оценки возможных рисков, способных повлиять на процесс внедрения системы, и разработки мер, необходимых для минимизации последствий

Любая задержка хода проекта выливается для заказчика в серьезные дополнительные расходы, которые можно достаточно легко подсчитать в каждом конкретном случае.

2. Возможное уменьшение стоимости внедрения:

За счет выявления услуг и работ, которые заказчик может выполнить

Посредством корректировки сроков выполнения некоторых работ после уточнения их реальной трудоемкости

3. Повышение эффективности КИС и производительности труда сотрудников путем оптимизации бизнес-процессов с учетом уникальных особенностей заказчика

4. Отказ от применения автоматизированной системы, если на этапе предпроектного обследования выяснится, что она не позволит решить задачи заказчика или ее доработка будет стоить слишком дорого

Подводим итоги

Отсутствие этапа предпроектного обследования в большинстве случаев приводит к значительному затягиванию сроков реализации проектов и увеличению их стоимости из-за организационных и технических проблем, возникающих в ходе внедрения. Нередко такие проекты заканчиваются неудачей. Согласно последним исследованиям, почти 1/3 из 2500 IT-проектов оказались не просто не успешными, а вообще не были завершены.

____

Заполните заявку на экспресс-расчет стоимости внедрения 1С:ERP АБСОЛЮТНО БЕСПЛАТНО!

Ключевые слова: обследование предприятия, интервьюирование и анкетирование, реестр входящей информации, реестр внутренней информации, реестр исходящей информации, отчет об экспресс-обследовании предприятия, референтная модель, полная бизнес-модель организации, функциональная модель предметной области.

Задачи и этапы предпроектного обследования объекта автоматизации

Обследование предприятия является важным и определяющим этапом проектирования ИС. Длительность обследования обычно составляет 1-2 недели. В течение этого времени системный аналитик должен обследовать не более 2-3 видов деятельности (учет кадров, бухгалтерия, перевозки, маркетинг и др.).

Сбор информации для построения полной бизнес-модели организации часто сводится к изучению документированных информационных потоков и функций подразделений, а также производится путем интервьюирования и анкетирования.

К началу работ по обследованию организация обычно предоставляет комплект документов, в состав которого обычно входят:

Сводная информация о деятельности предприятия.

Информация об управленческой, финансово-экономической, производственной деятельности предприятия.

Сведения об учетной политике и отчетности.

Регулярный документооборот предприятия.

Реестр входящей информации.

Реестр внутренней информации.

Реестр исходящей информации.

Сведения об информационно–вычислительной инфраструктуре предприятия.

Сведения об ответственных лицах.

РЕЕСТР ВХОДЯЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ
(Наименование предприятия)		(Наименование подразделения)
		Кто обрабатывает	Откуда поступает	Трудоемкость	Периодичность, регламент	Способ получения
РЕЕСТР ВНУТРЕННЕЙ ИНФОРМАЦИИ
(Наименование предприятия)		(Наименование подразделения)		Характеристики обработки документов
	Наименование и назначение документа	Кто обрабатывает	Кому передает	Трудоемкость	Периодичность, регламент	Способ получения

РЕЕСТР ИСХОДЯЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ
(Наименование предприятия)		(Наименование подразделения)		Характеристики обработки документов
	Наименование и назначение документа	Кто обрабатывает	Куда поступает	Трудоемкость	Периодичность, регламент	Способ получения

Списки вопросов для интервьюирования и анкетирования составляются по каждому обследуемому подразделению и утверждаются руководителем компании. Это делается с целью:

предотвращения доступа к конфиденциальной информации;

усиления целевой направленности обследования;

минимизации отвлечения сотрудников предприятий от выполнения должностных обязанностей.

Общий перечень вопросов (с их последующей детализацией) включает следующие пункты:

основные задачи подразделений;

собираемая и регистрируемая информация;

отчетность;

взаимодействие с другими подразделениями.

Анкеты для руководителей и специалистов могут содержать следующие вопросы:

Каковы (с позиций вашего подразделения) должны быть цели создания интегрированной системы управления предприятием?

Организационная структура подразделения.

Задачи подразделения.

Последовательность действий при выполнении задач.

С какими типами внешних организаций (банк, заказчик, поставщик и т.п.) взаимодействует подразделение и какой информацией обменивается?

Каким справочным материалом вы пользуетесь?

Сколько времени (в минутах) вы тратите на исполнение основных операций? На какие даты приходятся «пиковые нагрузки»? (периодичность в месяц, квартал, год и т.д.) Техническое оснащение подразделения (компьютеры, сеть, модем и т.п.). Используемые программные продукты для автоматизации бизнес-процессов.

Какие отчеты и как часто вы готовите для руководства? Ключевые специалисты подразделения, способные ответить на любые вопросы по бизнес-процессам, применяемым в подразделении.

Характеристики удаленных объектов управления.

Документооборот на рабочем месте.

Собранные таким образом данные, как правило, не охватывают всех существенных сторон организационной деятельности и обладают высокой степенью субъективности. И самое главное, что такого рода обследования не выявляют устойчивых факторов, связанных со специфическими особенностями организации, воздействовать на которые можно исключительно методами функциональной настройки организационной системы.

Анализ опросов руководителей обследуемых организаций и предприятий показывает, что их представления о структуре организации, общих и локальных целях функционирования, задачах и функциях подразделений, а также подчиненности работников иногда имеют противоречивый характер. Кроме того, эти представления подчас расходятся с официально декларируемыми целями и правилами или противоречат фактической деятельности.

Если структуру информационных потоков можно выявить по образцам документов и конфигурациям компьютерных сетей и баз данных, то структура реальных микропроцессов, осуществляемых персоналом в информационных контактах (в значительной мере недокументированных) остается неизвестной.

Ответы на эти вопросы может дать структурно-функциональная диагностика, основанная на методах сплошной (или выборочной) фотографии рабочего времени персонала. Цель диагностики - получение достоверного знания об организации и организационных отношениях ее функциональных элементов.

В связи с этим к важнейшим задачам функциональной диагностики организационных структур относятся:

классификация субъектов функционирования (категорий и групп работников);

классификация элементов процесса функционирования (действий, процедур);

классификация направлений (решаемых проблем), целей функционирования;

классификация элементов информационных потоков;

проведение обследования деятельности персонала организации;

исследование распределения (по времени и частоте) организационных характеристик: процедур, контактов персонала, направлений деятельности, элементов информационных потоков - по отдельности и в комбинациях друг с другом по категориям работников, видам процедур и их направлениям (согласно результатам и логике исследований);

выявление реальной структуры функциональных, информационных, иерархических, временных, проблемных отношений между руководителями, сотрудниками и подразделениями;

установление структуры распределения рабочего времени руководителей и персонала относительно функций, проблем и целей организации;

выявление основных технологий функционирования организации (информационных процессов, включая и недокументированные), их целеполагания в сравнении с декларируемыми целями организации;

выявление однородных по специфике деятельности, целевой ориентации и реальной подчиненности групп работников, формирование реальной модели организационной структуры и сравнение ее с декларируемой;

определение причин рассогласования декларируемой и реальной структуры организационных отношений.

Сплошной «фотографией» рабочего времени называется непрерывное наблюдение и регистрация характеристик работников в процессе функционирования в течение всего рабочего дня. При этом индицируемые параметры последовательно вносятся в заранее заготовленную рабочую таблицу. Ниже представлена форма рабочей таблицы системного аналитика:

Сразу по окончании процедуры обследования таблица пополняется дополнительными характеристиками: технологическая ветвь, системная функция, предмет, аспект, эмоциональный фон и др.

Часть показателей, те, что помечены звездочкой, заполняются в процессе обследования, остальные - после. Содержание записей следующее:

номер (по порядку);

агент (должность обследуемого работника);

время, в течение которого выполнялась процедура;

процедура (наименование содержания совокупности элементарных действий, объединенных общностью решаемой частной задачи);

информация (направление движения информации между агентом и контрагентом);

инициатива (инициатор начала выполнения данной процедуры);

контрагент (должность работника, который находится с обследуемым в контакте);

отношение (отражающая субординацию агента и контрагента форма взаимодействия в данной процедуре);

проблема (словесная характеристика решаемой проблемы).

Результатом предпроектного обследования должен явиться «Отчет об экспресс-обследовании предприятия» , структура которого приведена ниже.

Краткое схематичное описание бизнес-процессов, например:

управление закупками и запасами;

управление производством;

управление продажами;

управление финансовыми ресурсами.

Основные требования и приоритеты автоматизации.

Оценка необходимых для обеспечения проекта ресурсов заказчика.

Оценка возможности автоматизации, предложения по созданию автоматизированной системы с оценкой примерных сроков и стоимости.

Документы, входящие в отчет об обследовании, могут быть представлены в виде текстового описания или таблиц, примерная форма которых приведена ниже.

Основные бизнес процессы предприятия

	Б-П Наименование бизнес-процесса
	Продажи: сеть, опт
	План закупок
	Размещение заказа на производство
	Производство собственное
	Закупка сырья

Информационное обследование является важным этапом оптимизации ДОУ и внедрения СЭД. Ведь от полученной информации и качества ее представления напрямую зависит качество принятых решений по оптимизации процессов и разработки требований к функционалу СЭД.

В связи с этим необходимо придерживаться главного принципа обследования – получить полную, достоверную и актуальную информацию о процессах, которые планируется автоматизировать.

Предпроектное обследование

С точки зрения консалтинговой компании, предлагающей на рынке свои услуги по консалтингу и внедрению СЭД, т.е. внедрение СЭД для аналитика является внешним проектом, предпроектное обследование рассматривается как часть методологии продаж (как одна из фаз «пред-продажи»). Однако большинство работ этой стадии выполняется аналитиком, также как и на стадии анализа, предусмотренной методологией внедрений. По этой причине, предпроектное обследование рассматривается и как часть методологии внедрения.

Проведение предпроектного обследования может быть полезно и для аналитиков, выполняющих работы по внедрению СЭД в качестве внутреннего проекта предприятия (организации), т.е. аналитик является сотрудником компании, где проводится внедрение СЭД.

Cхема результатов проведения предпроектного обследования

Целями предпроектного обследования являются:

• получение общей информации об объекте внедрения СЭД;
• определение целей внедрения;
• определение общих ключевых требований к СЭД и границ проекта;
• определение общего состояния организации документооборота и делопроизводства;
• определение основных пользователей (делопроизводителей, руководителей и т.п.);
• определение общего уровня сложности потенциального проекта;
• оценка потребностей по миграции данных и интеграции с другим ПО;
• сбор информации, необходимой для подготовки эффективного и выигрышного Коммерческого предложения [если работу проводит внешняя по отношению к объекту внедрения компания] .

С целью получения необходимой информации о проекте проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (Заказчика, руководителя проекта, руководителей подразделений, основных пользователей).

Примерные вопросы Анкеты, ответы на которые позволят получить первичную информацию от Заказчика и будущих пользователей СЭД, представлены в разделе «Вопросы для анкет и интервью».

В результате проведения предпроектного обследования осуществляется:

• оценка объема работ, необходимых для внедрения СЭД;
• подготовка отчета о проведенном предпроектном обследовании;
• подготовка и демонстрация прототипа решения (если необходимо);
• подготовка Коммерческого предложения.

1. Цели и задачи внедрения СЭД;
2. Границы проекта по внедрению СЭД;
3. Другая полученная информация.

После проведения предпроектного обследования становится возможным оценить объем аналитической и технической работ, которые потребуется провести, а также то, какие результаты должны быть достигнуты.

В результате разрабатывается документ, содержащий описание основных требований к СЭД, границы проекта и другую выявленную информацию. Если информационное обследование проводит внешняя по отношению к Заказчику организация, также подготавливается прототип решения для демонстрации Заказчику (если необходимо) и коммерческое предложение.

На данном этапе, исходя из полученной первичной информации, Руководитель проекта (РП) составляет базовый план работ, иерархическую структуру работ (WBS), а также Устав проекта. На данном этапе также может проходить выбор платформы, на которой будет разработана СЭД.

Информационное обследование и анализ

Используя результаты Предпроектного обследования в качестве отправной точки, в ходе Информационного обследования уточняется полученная ранее информация, исследуются и описываются существующие бизнес-процессы («as is» – «как есть»), предлагаются будущие, оптимизированные бизнес-процессы («to be» – «как должно быть»), а также описываются все необходимые модификации в системе для поддержки этих бизнес-процессов и интерфейсы СЭД.

Cхема результатов проведения информационного обследования

Целями информационного обследования являются:

• изучение и точное описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
• определение и описание модификаций системы, интерфейсов, в т.ч. интерфейсов с внешними системами и средств переноса данных из существующих программ, которые должны быть разработаны и внедрены в ходе проекта;
• разработка технического задания (ТЗ);
• разработка рекомендаций по реинженирингу (оптимизации) документопотоков и организации документооборота и делопроизводства.

Целью этого этапа является выявление требований Заказчика к результатам внедрения, поэтому необходима тесная совместная работа Заказчика, основных пользователей и Аналитика на протяжении всей фазы информационного обследования и анализа. Обычно Информационное обследование является следующим шагом после Предпроектного обследования, и предполагает подробное изучение всех областей бизнеса, которые будут затронуты в ходе проекта, а не просто идентифицирует основные функциональные области и жизненно необходимые приложения ("killer applications"), как это делается на этапе Предпроектного обследования.

С целью получения необходимой информации проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (Заказчика, руководителя проекта, руководителей подразделений, основных пользователей) аналогично предпроектному обследованию, но на более детальном уровне. Примерные вопросы Анкеты, ответы на которые позволят получить информацию от Заказчика и будущих пользователей СЭД, представлены в разделе «Вопросы для анкет и интервью».

Результаты работы находят отражение в документе "Функциональные требования" (ФТ) или Отчете, или техническом задании (в зависимости от сложности проекта).

Итоговый документ должен содержать:

1. Функциональные требования к СЭД;
2. Описание интерфейсов СЭД;
3. Описание бизнес-процессов;
4. Рекомендации по реинженирингу (оптимизации) документооборота;
5. Другая информация, полученная в ходе обследования и анализа.

В результате проведенных работ по организации эффективного делопроизводства и документооборота и принятом решении о внедрении системы электронного документооборота проектная команда формулирует требования к автоматизированной системе, составляет перечень процессов, подлежащих автоматизации, определяет приоритеты и очередность их автоматизации.

После определения целей, задач, границ проекта по внедрению СЭД начинаются работы по разработке и внедрению автоматизированной системы электронного документооборота.

С целью эффективной автоматизации работы с документами рекомендуется:

1. Составить список существующих видов документов в организации
2. Сделать обследование каждого вида документа (см. ниже)*
3. Составить список сотрудников, ответственных за создание документов (кто, какие виды документов создает)
4. Составить список сотрудников, визирующих, подписывающих, утверждающих документы (кто, какие виды документов; условия, при которых необходима виза, подпись)
5. На основе этих списков составить общий маршрут прохождения документов с условиями прохождения – алгоритм (Оперограмма или Схема графического документооборота)
6. Определить необходимые отчетные документы (отчеты): условия создания отчетов и их формы
7. Определить, какие виды документов необходимо ставить на контроль (определить сроки, формы уведомления, форму контрольной карточки, условия снятия с контроля)
8. На основе обследований составить Инструкцию по ДОУ при необходимости
9. Составить Номенклатуру дел (с указанием сроков хранения и принципов формирования дел) при необходимости
10. Составить список , где отражен механизм доступов к различным видам документов (в зависимости от должности)

Обследование каждого вида документа:

• описать технологию документирования (составления): совокупность реквизитов, их расположение, способы заполнения (при необходимости);
• описать формы регистрационно-контрольных карточек (РКК): набор и расположение полей в карточке;
• показать условия движения документов (наличие подписей, виз, проверки и др.);
• показать схему движения документов (маршрут) или перечень основных визирующих, подписывающих и т.д.;
• описать способ регистрации, коды, которые присваиваются различным видам документов

Вопросы для анкет и интервью

Здесь перечислены вопросы, которые можно использовать в анкетах или при интервью пользователей при проведении обследования объекта внедрения СЭД. Вопросы являются рекомендательными. Четких требований для проведения обследования не существует, поэтому Аналитик должен проявлять творческий подход к получению необходимой информации, ее структуризации и отображению.

Потребности в автоматизации процесса управления документами:

1. Каковы долгосрочные и краткосрочные цели внедрения системы?
2. Каковые основные критерии успеха проекта внедрения системы документооборота?
3. В какие сроки желательно выполнить внедрение системы? Чем обусловлены данные сроки?
4. Кто является основным инициатором проекта: в интересах какого подразделения или руководителя (руководителей) планируется провести внедрение системы?
5. Кто является основными заказчиками СЭД (какие подразделения) и основными участниками СЭД?
6. При внедрении системы планируется полный или частичный переход на безбумажную технологию делопроизводства и документооборота? Опишите, как Вы это видите.
7. Планируется ли использование систем криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи (СКЗИ и ЭЦП)? Если ДА, то укажите название или тип приоритетных систем.
8. Обработку, каких типов документов, форматов и видов планируется автоматизировать средствами системы?
8.1. Кратко опишите основные параметры каждого из них, укажите отличия.
8.2. Укажите приоритеты
9. Сколько рабочих мест планируется установить сразу?
10. Сколько рабочих мест планируется подключить к системе в итоге (вообще)?
11. В каких подразделениях планируется внедрение СЭД?
12. Опишите основные функциональные обязанности подразделений – основных участников СЭД.

Организационные вопросы:

13. Есть ли технические специалисты, которые будут вести проект от Заказчика?
14. Есть ли специалисты по ДОУ, которые будут вести проект от Заказчика?

Вопросы по ДОУ:

15. Существуют ли утвержденные положения, инструкции, регламенты или иные нормативные документы, регламентирующие работу с документами (описания правил делопроизводства и документооборота)?
15.1. Насколько они проработаны и актуальны?
15.2. Планируется ли их изменение?
15.3. Если существуют такие документы, просим их предоставить для анализа
16. Если таких правил (положений, инструкций, методик) нет или они не являются актуальными, необходимо ли провести обследование, описание и оптимизацию существующих процессов?
16.1. Есть ли понимание о необходимости и своевременности таких действий?
16.2. Или планируется провести автоматизацию процессов «как есть»?
16.3. Если будет проводиться обследование и оптимизация, то определите области обследования, цели и критерии оптимизации.
17. Каким образом ведется делопроизводство?
17.1. Централизованно;
17.2. Децентрализованно;
17.3. Смешанно.
18. Какое подразделение или кто из сотрудников несет ответственность за работу с документами?
19. Кто в компании организует работу с документами (какое подразделение)?
20. Какие функции (процессы, работы) необходимо автоматизировать для указанных видов документов? Опишите их (кратко)
21. Какой примерный объем документооборота в год/месяц по каждому указанному виду документов?
22. Перечислите виды документов, по которым используются бланки и шаблоны, работу с которыми планируется автоматизировать?
23. Какие формы учета и регистрации применяются для каждого вида документов? Опишите их структуру, правила заполнения, правила формирования регистрационных номеров.
24. Какие документы требуют дополнительного контроля? Опишите их характеристики и требования по контролю.
25. Какие типы и виды отчетности необходимо реализовать по каждому виду документов?
26. Виды работ, производимые над каждым типом документа. Изменения, происходящие с документом в ходе бизнес-процесса.
27. Опишите должностные обязанности по обработке документов сотрудников – участников документооборота.
28. Опишите существующую технологию работы с документами в организации, подразделении:
28.1. порядок экспедиционной обработки и регистрации входящих документов;
28.2. порядок рассмотрения руководством входящих документов и выдачи резолюции;
28.3. структура резолюции;
28.4. порядок постановки документов на контроль;
28.5. виды контроля;
28.6. сроки исполнения;
28.7. перечень документов, ход исполнения которых подлежит контролю;
28.8. технология контроля исполнения документов;
28.9. порядок учета документов, поступивших на исполнение, в структурных подразделениях;
28.10. порядок снятия документов с контроля;
28.11. порядок рассмотрения проектов документов руководством, их согласования различными подразделениями и утверждения;
28.12. порядок регистрации и экспедиционной обработки исходящих документов;
28.13. порядок разработки внутренних документов;
28.14. организация хранения документов в структурных подразделениях и в центральном архиве организации.
29. Что требуется изменить в работе с документами?
30. Какие формы учета и регистрации применяются для каждого вида документов?
30.1. Опишите их структуру и правила заполнения (если есть).
30.2. Правила формирования регистрационного номера
31. Какие типы и виды отчетности необходимо реализовать по каждому виду документов?
31.1. текущие делопроизводственные отчеты;
31.2. итоговые делопроизводственные отчеты;
31.3. статистические делопроизводственные отчеты;
32. Возможность установки и отслеживания связей между документами

Вопросы по архивному хранению:

33. Есть ли архив как структурное подразделение?
34. Кто несет ответственность за оперативное хранение документов?
35. Есть ли инструкция по хранению документов? При наличии нормативных документов, просим предоставить их.
36. Разрабатывается ли Номенклатура дел (каждый год)?
37. Какое подразделение (должностное лицо) несет ответственность за составление и утверждение сводной Номенклатуры дел.
38. Проводится ли экспертиза ценности документов и уничтожение документов?
39. Есть ли научно-справочный аппарат? Кто его ведет? Опишите его структуру.
40. Разработана ли политика доступа к документам, особенно конфиденциальным?
41. Планируется ли осуществлять перенос архива «бумажных» документов в систему?
41.1. Укажите ориентировочное количество, формат и типы документов.
41.2. Является ли архив документов территориально распределенным? Если ДА, то где расположены места хранения документов?
41.3. Укажите требуемые сроки осуществления переноса информации в систему.
42. Какие правила применяются для списания документов в дела, передачи в архив, какие нормы хранения?
43. Правила работы с Номенклатурой дел подразделения, ее структура и организация хранения документов в подразделении, работа с которыми подлежит автоматизации.

Описание структуры организации:

Для осуществления первичной оценки требований необходима информация об организационной структуре компании. Описание оргструктуры должно представлять собой схему (в формате Visio, ARIS либо в другом аналогичном формате). Возможно и текстовое описание. Схема (либо текстовое описание) оргструктуры должна отражать:

44. Список организаций верхнего уровня (управляющая компания, список комплексов, филиалов, отдельных юр. лиц (например, офисы компании) и т.д.), включающий:
44.1. название организаций;
44.2. географическое расположение организаций;
44.3. взаимосвязи между организациями (иерархия);
44.4. сферы деятельности организаций.
45. Организационные структуры организаций верхнего уровня, которые должны содержать:
45.1. структуру подразделений;
45.2. взаимосвязи подразделений;
45.3. функции подразделений;
45.4. сферы ответственности подразделений.

В первую очередь интересует информация о структурных единицах, которые будут задействованы в ходе внедрения системы электронного документооборота.

IT-инфраструктура организации:

46. Какое техническое обеспечение есть в наличии: характеристики сервера, клиентских мест?
47. На сегодняшний день используется ли для автоматизации текущих задач информационная система (системы)?
47.1. Если ДА, то, какие функции в ней реализованы?
47.2. Что не устраивает / текущие проблемы?
47.3. Планируется ли ее заменить полностью или частично?
47.4. Миграция данных: как планируется осуществить перенос накопленной информации:
- не переносить,
- переносить вручную,
- переносить автоматизировано.
47.5. Если планируется автоматизированный перенос «старых» данных в новую систему, необходимо предоставить информацию о структуре и форматах хранения, сформулировать требования к конвертации данных.
48. Требуется ли интеграция с другими системами?
49. Какова типичная конфигурация клиентских рабочих станций (процессор, оперативная память, операционная система и т.д.)?
50. Определен ли перечень стандартного программного обеспечения, устанавливаемого на офисных ПК? Если ДА, то приведите этот список.
51. Каковы характеристики базового серверного оборудования?
52. Используется ли сотрудниками предприятия в повседневной работе корпоративная электронная почта? Какой почтовый сервер и клиент используются?
53. Укажите версию и разработчика серверного ПО корпоративной электронной почты.
54. Какова топология вашей сети:
1.1. Построена ли локальная сеть на базе домена Windows NT?
1.2. Сколько рабочих станций в вашей локальной сети?
1.3. Есть ли территориальная распределенность сети? Если есть:
1.3.1. Каково распределение рабочих станций по филиалам (офисам)?
1.3.2. Какова пропускная способность каналов связи между сегментами сети?
55. Если ли выделенный файл-сервер, предназначенный для хранения документов? Каков ориентировочный объем документов, хранящихся на этом сервере?
56. Существует ли стратегия хранения неструктурированной информации (ПК, выделенные файл-сервера, подсистемы хранения и пр.)
57. Каков средний объем документов, хранящихся на клиентских рабочих станциях?
58. Какие корпоративные информационные системы (КИС) используются на предприятии?
59. Есть ли лицензированные СУБД и как они используются? Укажите разработчиков и версии используемых на предприятии СУБД.
60. Используются ли службы каталогов для идентификации пользователей? Если ДА, то укажите, какие.
61. Существует ли служба технической поддержки пользователей (helpdesk)? Есть ли регламент работы данной службы?
62. Сколько сотрудников насчитывает отдел (департамент, управление) информационных технологий? Какие основные задачи решает данное подразделение?
63. Укажите системы, с которыми должна быть интегрирована система документооборота.
64. Укажите примерное соотношение сотрудников, имеющих доступ к документам только для ознакомления к количеству сотрудников, имеющих право на модификацию и выполнение определенных действий.

Требования к СЭД:

65. Какие функциональные требования к новой системе Вы считаете наиболее важными, перечислите и опишите.
66. Состав атрибутов каждой карточки документа:
- Название
- Описание
- Метка на форме (название на форме)
- Тип данных
- Способ заполнения (вручную, из справочника, …)
67. Поиск документов по атрибутам регистрационных карточек Перечень реквизитов поисковой карточки
68. Необходимость формирования истории работы с документами, отслеживания хода исполнения и процесса согласования и др.
69. Необходимые фильтры в системе
70. Информационные запросы, которым должна удовлетворять система

Оформить полученную в результате обследования информацию предлагаем в виде оперограммы или в виде алгоритма . В качестве примера предлагаем рассмотреть жизненный цикл приказов по основной деятельности. Технология работы с данным видом документов наиболее унифицирована и может применяться на различных предприятиях.

Примеры оформления процесса работы с документом

Оформить полученную в результате обследования информацию предлагаем в виде оперограммы или в виде алгоритма. В качестве примера предлагаем рассмотреть жизненный цикл приказов по основной деятельности. Технология работы с данным видом документов наиболее унифицирована и может применяться на различных предприятиях.

Оперограмма жизненного цикла приказа по основной деятельности

Кликните по изображению мышкой, чтобы увеличить его

Алгоритм обработки приказов по основной деятельности

Разработка функциональных требований

На основе перечисленной выше информации Аналитик разрабатывает функциональные требования к СЭД или ТЗ на разработку СЭД. В частности, Аналитик должен составить требования к формату и составу регистрационно-контрольных карточек (набор и расположение полей в карточке, способы заполнения в СЭД и др.), маршрутам движения документов и другие требования, необходимые для настройки и разработки СЭД.

Автоматизация работы и, соответственно, постановка задач на разработку ПО должна проводиться в условиях наличия нормативных документов, регламентирующих работу с документами: инструкции, регламенты, альбомы форм и др.

При отсутствии подобных документов необходимо разработать документ (-ы), закрепляющий (-щие) основные правила работы с документами, работа с которыми планируется автоматизировать.

Документация

При проведении обследования подготавливается следующая документация:

1. Отчет об информационном обследовании (инфологическая модель)

Назначение :
Фиксация информации, полученной в ходе проведения анкетирования, интервьюирования сотрудников Заказчика с целью разработки ТЗ на создание и настройку автоматизированной системы

Включает :

• Описание общих характеристик Заказчика;
• Описание организационной структуры;
• Описание технического оснащения;
• Описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
• Описание требований пользователей;
• Рекомендаций по улучшению бизнес-процессов.

2. Техническое задание на создание автоматизированной системы (датологическая модель)

Назначение :
Разработка технических требований на функционал автоматизированной системы, ее архитектуру

Включает описание:

• АРМов;
• функций системы;
• атрибутов карточек;
• интерфейсов;
• справочников;
• кнопок действий;
• условия уведомлений;
• другие технические требования к СЭД.

Описанные выше разделы документации могут быть добавлены и изменены, т.к. разработка документации является творческим процессов, а также зависит от профессионализма Аналитика, разрабатывающего данные документы.

1. Нужно ли вообще проводить такое обследование? Что оно даст заказчику и самой ИТ-компании?
2. Каковы задачи предпроектного обследования?
3. Что должно быть его результатом?
4. Делать ли предпроектное обследование бесплатно или брать за это деньги?
5. Как обосновать для заказчика эффективность такого обследования, сможет ли оно окупиться?

Здесь каждая компания принимает решение по-своему: кто-то вообще считает подобное обследование нецелесообразным («ввяжемся в бой, а там посмотрим...»); другие, проводя его в ходе внедрения, не выделяют эту работу в отдельную статью; третьи проводят его как самостоятельный этап работы, однако денег за это не берут; четвертые справедливо считают предпроектное обследование отдельным коммерческим продуктом. Мой опыт как руководителя и консультанта показывает, что предпроектное обследование является необходимой составляющей работ практически любой ИТ-компании, связанной с внедрением систем автоматизации. А от правильной организации и проведения этого этапа порой зависит успех всего проекта.

В рамках данной статьи я попытаюсь ответить на поставленные выше вопросы, основываясь как на собственной практике, так и на опыте клиентов, с которыми мне пришлось общаться, внедряя с нуля технологию проведения предпроектного обследования.

Необходимость предпроектного обследования

Подход некоторых ИТ-компаний к автоматизации бизнеса хорошо иллюстрирует такой анекдот.

Приходит изобретатель в комиссию и предлагает новый аппарат для бритья на улице.
«А как же работает ваш аппарат?» — спрашивают его члены комиссии.
«Очень просто, — отвечает изобретатель. — Бросаешь в прорезь монету, засовываешь в аппарат голову, и два лезвия начинают тебя брить».
«Извините, коллега, но ведь у людей форма лица разная!» — делают ему замечание члены комиссии.
«Да, — говорит изобретатель, — но это только до первого бритья...».

Главная задача любой автоматизации — сохранить уникальные конкурентные преимущества автоматизируемой компании. Нельзя допустить, чтобы, как в этом анекдоте, все компании после автоматизации стали «на одно лицо». Поэтому если мы хотим сохранить уникальные конкурентные преимущества бизнеса заказчика, то при любой модернизации бизнес-процессов обязательно нужно проводить предпроектное обследование.

Конечно, можно произвести глубокий разбор причин, определяющих такую необходимость. Ими могут быть высокая предполагаемая стоимость проекта, потребность в изменении существующих бизнес-процессов при автоматизации, включение в проект работ, объем которых невозможно определить заранее, и т. п. Однако вспомните, как в одной очень поучительной байке полководец прервал доклад генерала о причине поражения:

«Наше поражение было вызвано целым рядом причин, — начал генерал. — Во-первых, порох был сырой...
«Достаточно», — остановил его полководец.

Здесь аналогичная ситуация, так как для проведения предпроектного обследования вполне достаточно того, что у заказчика есть уникальные особенности бизнеса (а они должны быть у каждой компании, иначе бы она просто не выжила на рынке и уступила свое место конкурентам).

Так что глобально вопрос о необходимости такого рода работ решается довольно легко — их надо проводить, если автоматизируемая компания находится на конкурентном рынке.

Что дает предпроектное обследование заказчику и самой ИТ-компании

Как мы все прекрасно знаем, любая работа или услуга будет востребована на рынке только тогда, когда она выгодна и заказчику, и исполнителю. Поэтому давайте кратко рассмотрим, а что, собственно, дает и тому и другому предпроектное обследование.

В ходе предпроектного обследования заказчик может:

• получить детальное описание существующих в компании бизнес-процессов и сравнить реальный бизнес со своим представлением о нем;
• оптимизировать существующие бизнес-процессы за счет использования того практического опыта, который консультанты из ИТ-компании получили в ходе предыдущих внедрений в аналогичных компаниях;
• оценить степень соответствия функциональных возможностей предлагаемой системы реальным бизнес-процессам заказчика;
• своевременно выделить свои уникальные преимущества и учесть их на этапе внедрения системы, а не после ее ввода в промышленную эксплуатацию;
• уточнить бюджет и сроки реализации проекта автоматизации с учетом возможных доработок системы под уникальные особенности своих бизнес-процессов;
• оценить ресурсы (как технические, так и человеческие), которые будут нужны на этапе внедрения системы. Своевременно спланировать выделение этих ресурсов для завершения проекта в оптимальные сроки и без превышения бюджета;
• оценить возможные риски, которые могут повлиять на качество работы;
• оптимизировать затраты на развертывание системы за счет возможного выполнения части работ собственными силами;
• получить более точную оценку экономического эффекта и срока возврата инвестиций.

Выгоды предпроектного обследования для ИТ-компании:

• повышение уровня удовлетворенности заказчика за счет приведения в соответствие его ожиданий, сформировавшихся на этапе предварительных продаж (когда продавцы предлагают «мечту»), с реальными возможностями системы по поддержке конкретных бизнес-процессов;
• уточнение сроков внедрения системы и необходимых для этого ресурсов, позволяющее заранее спланировать их выделение;
• своевременное выяснение уникальных преимуществ заказчика для их учета при конфигурировании или доработке системы автоматизации;
• сокращение сроков внедрения и уменьшение риска выполнения бесплатных работ. Необходимые доработки системы будут выполняться до начала ее развертывания или параллельно с ним, а не по окончании этапа опытной эксплуатации, на котором обычно и выявляются недостатки. Ситуация, когда несоответствие функциональных возможностей обнаруживается на стадии завершения проекта, автоматически влечет за собой дополнительные незапланированные работы. При этом у заказчика обычно возникают сложности с финансированием таких работ, и для успешного завершения проекта их часто приходится делать бесплатно;
• определение вероятных рисков, которые могут повлиять на качество и сроки внедрения. Своевременное обеспечение мер, необходимых для минимизации влияния этих рисков на успех проекта;
• получение данных для обоснования количества лицензий и структуры проекта;
• фиксация текущего состояния дел в автоматизируемых подразделениях и основных параметров их работы позволит обосновать эффективность применения предлагаемой системы;
• установление личных контактов консультантов с основными исполнителями заказчика по проекту в дальнейшем упростит их совместную работу;
• расширение базы знаний (если таковая ведется) по основным бизнес-процессам заказчиков в данной отрасли.

Конечно, здесь перечислены не все аргументы в пользу предпроектного обследования, однако, как показывает практика, этого вполне достаточно, чтобы убедить заказчика в его необходимости.

Основные задачи предпроектного обследования

У каждой компании свой взгляд на приоритетность задач, связанных с предпроектным обследованием, однако наиболее важная из них, по-моему, — изучение базовых бизнес-процессов заказчика и выяснение основных проблем, которые он хотел бы решить с помощью системы автоматизации. Самым эффективным инструментом для этого обычно является специально составленный опросный лист, основанный на реальной практике проведения предпроектных обследований. Он позволяет консультанту задать сотрудникам заказчика все необходимые вопросы, касающиеся основных направлений деятельности автоматизируемых подразделений, ничего при этом не забыв. Настоятельно рекомендую по каждому пункту опросить сотрудников разного ранга — от исполнителей до высшего руководства. Мне очень часто приходилось сталкиваться с ситуацией, когда высшее руководство считало, что конкретные бизнес-процессы идут так, как они были изначально задуманы, а в действительности работа в компании велась совершенно по-другому. При этом менеджеры среднего звена имели собственное мнение о функционировании процесса, отличное как от представлений высших руководителей, так и от реальной деятельности конкретных исполнителей, участвующих в этих работах. Такое положение дел обычно вызывает множество эмоций при чтении отчета о предпроектном обследовании. Выяснение истинной ситуации и констатация ее в виде четкого документа помогают укрепить доверие к внешним консультантам и установить доверительные отношения как с руководством заказчика, так и с рядовыми сотрудниками.

Очевидно, что следующая по значимости задача предпроектного обследования — выявление уникальных конкурентных преимуществ заказчика. Как показывает практика, порядка 75% бизнес-процессов, используемых заказчиком, совпадают с процессами в аналогичных компаниях той же отрасли, 10% реализуют его уникальные конкурентные преимущества, а оставшиеся 15% являются результатом действия второго закона термодинамики:) (следствием «естественного роста хаоса») и должны быть устранены в ходе проекта. А вот те столь важные для бизнеса конкурентные 10% просто необходимо сохранить при любой автоматизации (естественно, при условии, что эти преимущества можно формализовать). Чаще всего данный вопрос решается конфигурированием системы под заказчика, однако иногда для учета уникальных особенностей бизнеса требуются услуги программистов. Замечу, что здесь речь идет не о заказной разработке, а о внедрении тиражных систем автоматизации.

Понимая, каким образом будут поддержаны конкурентные преимущества заказчика, ИТ-компания сможет оценить необходимость и стоимость доработки продукта, а также понять, какие дополнительные ресурсы могут для этого потребоваться.

Важной целью предпроектного обследования является диагностика состояния ИТ-среды заказчика, то есть оценка используемого им компьютерного оборудования, программного обеспечения, коммуникаций, уровня квалификации ИТ-специалистов и т. п. На этом этапе необходимо понять, достаточно ли у заказчика ресурсов для успешного внедрения системы автоматизации. Здесь мы подходим еще к одной задаче предпроектного обследования — анализу потенциальных рисков проекта и описанию их вероятных последствий. При этом консультанты должны не только зафиксировать все возможные риски, но и предложить заказчику способы снижения каждого из них.

Любая КИС предполагает накопление информации об оперативной деятельности подразделений, поэтому следующей темой предпроектного обследования должен стать сбор требований к документообороту автоматизируемых департаментов.

Накопленная в системе информация останется мертвым грузом, если не будет возможности ее анализировать, поэтому очень важно в ходе предпроектного обследования выяснить, какие виды и формы отчетности необходимы заказчику. Обычно средства автоматизации уже включают в себя стандартный набор отчетов, но каждый заказчик справедливо считает свой бизнес уникальным, поэтому и требует для себя уникальной системы такого рода, реализуемой, как правило, при помощи специального генератора отчетов.

Актуальной задачей предпроектного обследования является уточнение окончательного бюджета проекта и сроков его реализации с учетом всех полученных данных. На эти сроки могут влиять самые разнообразные факторы, такие, как готовность управленческого аппарата клиента к участию в проекте, мотивация представителей заказчика и исполнителя, вероятность саботажа со стороны работников автоматизируемых подразделений, возможное увольнение (или, наоборот, прием на работу) ключевого менеджера через некоторое время после начала проекта, недостаточность существующего парка компьютеров и технологической базы для достижения всех целей автоматизации, отсутствие бюджета на закупку необходимого оборудования и многое другое. Поэтому консультант должен детально выяснить все указанные обстоятельства и отразить их в отчете, в том числе и для внутреннего использования. Составление второго — внутреннего — отчета позволит подробно отразить все нюансы взаимоотношений и рекомендации для специалистов отдела внедрения и интеграции.

Еще одним важным вопросом, который необходимо решить на этапе предпроектного обследования, является выработка рекомендаций по выбору методов реализации проекта. Здесь важно четко зафиксировать, какие из проблем, сформулированных ранее заказчиком, не решаются с помощью предложенной системы автоматизации, и предложить организационные или иные способы выхода из этого положения.

Каждая компания сможет легко добавить еще с десяток задач, которые ей хотелось бы решить на этапе обследования, но, как показывает реальная практика, получение ответов на перечисленные выше вопросы уже делает предпроектное обследование достаточно эффективным.

Что обычно является результатом предпроектного обследования

Основной результат — итоговый отчет о выполненных работах, согласованный и подписанный заказчиком и исполнителем. Давайте рассмотрим необходимые разделы подобного отчета. Если не останавливаться на стандартных разделах, посвященных вводным словам, списку сокращений, акронимам и аббревиатурам, то в отчете можно выделить следующие базовые составляющие:

• описание существующих бизнес-процессов заказчика;
• перечень основных задач, которые необходимо решить с помощью системы автоматизации;
• оценка бизнес-процессов заказчика и рекомендации по изменению или оптимизации работы подразделений с учетом преимуществ, предоставляемых ИС;
• уникальные конкурентные преимущества заказчика, которые следует обязательно учесть при внедрении системы;
• анализ имеющейся ИТ-среды на соответствие требованиям системы корпоративного управления, рекомендации по ее изменению;
• оценка работ по интеграции КИС в существующую ИТ-инфраструктуру заказчика;
• описание документооборота в автоматизируемых подразделениях и требований к аналитике;
• оценка возможных рисков при реализации проекта и определение мер, необходимых для минимизации их влияния;
• описание пожеланий заказчика, которые не могут быть реализованы в предлагаемой системе управления и потребуют доработки, оценка времени и стоимости подобной доработки;
• предложение по реализации проекта с обоснованием предлагаемого варианта, задание необходимого для заказчика количества автоматизированных рабочих мест и уточнение бюджета проекта.

Отдельным документом предпроектного обследования должен быть предварительный план-график работ, включающий в себя в том числе согласованный список ответственных лиц (как со стороны заказчика, так и от исполнителя), зоны их ответственности и базовый регламент взаимодействия между ними. Для эффективного внедрения системы рекомендуется составить регламент информационного обмена между сотрудниками заказчика и специалистами ИТ-компании, проводящей обследование, а также, что немаловажно, оговорить сроки и порядок контроля выполнения работ.

Некоторые компании (чаще всего те, что занимаются заказными разработками) по окончании предпроектного обследования предоставляют заказчику проект технического задания.

Делать предпроектное обследование бесплатно или брать за него деньги?

Ответ на этот вопрос сильно зависит от целей обследования. Если таковой целью является экспресс-обследование для «заманивания» клиента (обычно посредством заполнения заказчиком некого опросного листа), тогда представляется разумным делать это бесплатно.

Если же цель обследования соответствует описанным выше задачам, тогда оно потребует отвлечения значительных ресурсов компании и обязательно должно быть платным. Настоящее предпроектное обследование является полноценной консалтинговой услугой, позволяющей не только оценить необходимость, сроки и бюджет автоматизации, но и оптимизировать существующие бизнес-процессы заказчика.

Как показала практика, услуги предпроектного обследования несложно продавать, если в компании внедрена соответствующая технология и продавцы четко знают (и могут доходчиво объяснить клиенту), с какой целью проводится обследование и какую выгоду от этого получит заказчик.

Как обосновать для заказчика эффективность проведения предпроектного обследования

Вопрос оценки эффективности предпроектного обследования, как, впрочем, и любых других услуг, является одним из самых сложных в бизнесе, поскольку его результат не всегда очевиден заказчику и часто воспринимается весьма субъективно. Для обоснования экономического эффекта консалтинговых услуг — а предпроектное обследование, как уже упоминалось выше, является именно консалтинговой услугой — в каждом сегменте бизнеса существуют свои уникальные алгоритмы и методики. Однако здесь мы рассмотрим другие, более простые и универсальные способы, позволяющие заказчику грубо оценить эффективность предпроектного обследования.

Рассмотрим потенциальные каналы экономии, учет которых может помочь в обосновании необходимости предпроектного обследования.

1. Экономия людских ресурсов и времени:
   • при доработке системы под уникальные конкурентные преимущества заказчика на начальном этапе внедрения, а не после ввода в промышленную эксплуатацию;
   • на этапе интеграции системы в ИТ-инфраструктуру заказчика за счет того, что вся информация о состоянии ИТ-среды предприятия и о нюансах интеграции выясняется до начала, а не во время внедрения;
   • благодаря своевременному выделению материальных и людских ресурсов как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика;
   • за счет заблаговременной оценки возможных рисков, способных повлиять на процесс внедрения системы, и разработки мер, необходимых для минимизации их негативных последствий.
     Любая задержка хода проекта выливается для заказчика в серьезные дополнительные расходы, которые можно достаточно легко подсчитать в каждом конкретном случае.
2. Возможное уменьшение стоимости внедрения:
   • за счет выявления услуг и работ, которые заказчик может выполнить собственными силами;
   • посредством корректировки сроков выполнения некоторых работ после уточнения их реальной трудоемкости.
3. Повышение эффективности КИС и производительности труда сотрудников путем оптимизации бизнес-процессов с учетом уникальных особенностей заказчика.
4. Отказ от применения автоматизированной системы, если на этапе предпроектного обследования выяснится, что она не позволит решить задачи заказчика или ее доработка будет стоить слишком дорого.
   В моей практике был случай, когда клиенту с весьма специфическими бизнес-процессами по результатам предпроектного обследования было рекомендовано не развертывать КИС, а провести организационные изменения и оптимизировать технологию работы со своими заказчиками, так как эффект от внедрения системы (там требовалась дорогостоящая доработка) не окупил бы затрат. В итоге клиент сэкономил десятки тысяч долларов, а предпроектное обследование окупилось только за счет повышения эффективности деятельности подразделения, изменившего по рекомендации консультантов технологию работы сотрудников.

Отсутствие этапа предпроектного обследования в большинстве случаев приводит к значительному затягиванию сроков реализации проектов и увеличению их стоимости как из-за организационных, так и из-за технических проблем, возникающих в ходе внедрения. Нередко такие проекты вообще заканчиваются полной неудачей. Согласно исследованию Standish Group, почти треть из 2,5 тыс. проанализированных ими ИТ-проектов оказались не просто неуспешными, а вообще не были завершены. В России такие данные получить гораздо сложнее, но уверен, что доля неуспешных внедрений будет не меньше.

Поэтому если консалтинговая компания не хочет иметь в своем послужном списке нереализованные проекты, то ей просто необходимо проводить предпроектное обследование бизнеса заказчиков. Лучше еще на начальном этапе отказаться от контракта, чем завязнуть в работах и получить в итоге пятно на своей репутации.