Среднесписочная численность за 2016 год: срок сдачи

Узнайте, в каком виде и каким способом в ИФНС сообщается среднесписочная численность за 2016 год, срок сдачи в стандартных ситуациях и когда нет деятельности и персонала, штрафы за просроченный отчет.

Cреднесписочная численность за 2017 год срок сдачи

Будет ли компания и индивидуальный предприниматель отчитываться в ИФНС электронно или на бумаге, как правило, зависит от того, какая у работников среднесписочная численность за 2016 год. Срок сдачи сведений о среднесписочной численности за 2016 год для компаний и предпринимателей с наемным персоналом - не позднее 20 января 2017 года. ИП, у которых в прошлом году не было сотрудников, такую отчетность могут не сдавать.

Компаниями, созданными в январе этого года, не сдается среднесписочная численность за 2016 год. Срок сдачи первого отчета о среднесписочной численности работников — не позднее 20 февраля 2017 года. Для предпринимателей установлен особый порядок. Если ИП зарегистрирован в этом году, то первый раз сдать сведения ему надо будет только за 2017 год, то есть в срок не позднее 22 января 2018 года (20 января- суббота).

Штрафы за отчет о среднесписочной численности за 2016 год, не сданный в срок

Если вовремя не сдать сведения о среднесписочной численности, штраф — 200 руб. за каждый отчет (п. 1 ст. 126 НК РФ). По заявлению ИФНС, суд может оштрафовать руководителя на сумму от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ).

Бланк отчетности о среднесписочной численности за 2016 год

Форма сведений о среднесписочной численности работников та же, что и раньше. Она утверждена приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174@ . Рекомендации по заполнению сведений о есть в письме ФНС России от 26 апреля 2007 г. № ЧД-6-25/353 .

Способ отчетности о среднесписочной численности в 2016 году

Сведения о среднесписочной численности за 2016 год сдают на бумаге или в электронном виде по ТКС. Если среднесписочная численность работников больше 100 человек, то сведения о количестве персонала сдать на бумаге нельзя.

Среднесписочная численность в 2016 году по обособленным подразделениям

Надо ли отдельно сдавать сведения по обособленным подразделениям? Нет, отдельно по обособленным подразделениям сведения сдавать не надо. Сведения представляют только один раз и только в инспекцию по местонахождению компании. А вот численность определяют в целом по компании с учетом работников обособленных подразделений.

Среднесписочная численность в 2016 году, если нет деятельности и работников

Должна ли компания представлять сведения, если деятельность приостановлена и наемных работников нет? Да, представить сведения надо всем компаниям независимо от формы собственности и количества сотрудников. Таким образом, если в компании нет работников, сведения все равно необходимо представить в установленный срок (

Ежегодно по состоянию на 1 января организации и ИП с работниками составляют отчет о среднесписочной численности за прошедший год.

11.01.2016

Сведения нельзя причислить ни к налоговой отчетности, ни к бухгалтерской. Однако они необходимы инспекторам ФНС, чтобы понять, в каком виде налогоплательщику надлежит отчитываться - в электронном или бумажном.

За неподачу сведений установлена ответственность:

• штраф на налогоплательщика 200 руб. (п.1 ст.126 НК);
• штраф на должностных лиц 300÷500 руб. (п.1 ст.15.6 КоАП).

Форма отчета

Отчет короткий - вся информация умещается на одной странице. Форма его утверждена приказом ФНС от 29.03.07 №ММ-3-25/174@.

После обычных полей для ИНН, КПП, наименования налогоплательщика идет поле даты, по состоянию на которую представляются сведения. К примеру, при подаче сведений за 2016 год в нем нужно будет указать 01.01.2017. Ниже расположено поле для показателя среднесписочной численности (далее - ССЧ).

ССЧ показывают в целых числах. Округлять дробь нужно по общим правилам математики: если первый знак после запятой меньше 5, то он отбрасывается, если больше - знак до запятой увеличивается.

Сдать сведения можно как на бумаге, так и через интернет - ограничений нет. Срок - 20 января года, следующего за отчетным, а для вновь созданных организаций - 20 число следующего за созданием месяца.

Головные компании составляют общий отчет, включая в него сотрудников обособленных подразделений (Письмо Минфина от 14.02.12 №03-02-07/1-38).

Из Указаний следует, что для расчета ССЧ за год нужно складывать ССЧ за каждый месяц. При этом делитель равен 12 в любом случае - даже если компания образована в конце года.

Разберемся, что входит в понятие ССЧ - средней списочной численности работников.

Речь идет о списке сотрудников, в том числе принятых временно или на сезон, которые в рабочее время присутствуют на своих рабочих местах либо отсутствуют по определенным причинам. К «уважительным» причинам, когда сотрудник не выбывает из списка, относятся:

• командировка (независимо от длительности);
• больничный;
• отпуск (очередной или административный);
• надомная работа.

• лица, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком или в декрете (п.81.1 Указаний);
• сотрудники, обучающиеся с отрывом от производства, с которыми заключен ученический договор (пп. «д» п.80 Указаний);
• сотрудники, которые взяли отпуск за свой счет для сдачи вступительных экзаменов в учебном заведении (п.81.1 Указаний).

Кроме того, не участвуют в расчете:

• внешние совместители (пп. «а» п.80 Указаний);
• внештатные сотрудники, работающие по договорам ГПХ (пп. «б» п.80 Указаний);
• учредители, если не состоят в штате и не получают зарплаты (пп. «ж» п.80 Указаний).

Итак, для расчета ССЧ за месяц нужно сложить списочную численность (СЧ) сотрудников за каждый календарный день и результат разделить на число календарных дней. Численность в нерабочие (праздничные, выходные) дни такая же, как в предшествующий рабочий день.

Пример 1

Списочная численность сотрудников ООО на 1 апреля составила 12 человек. 5 апреля приняли еще одного работника, а 18 числа двоих уволили. Определим ССЧ за апрель.

Дата	1.04	2.04	3.04	4.04	5.04	6.04	7.04	8.04	9.04	10.04	11.04	12.04	13.04	14.04	15.04	16.04	17.04	18.04	19.04	20.04	21.04	22.04	23.04	24.04	25.04	26.04	27.04	28.04	29.04	30.04
СЧ, чел.	12	12	12	12	13	13	13	13	13	13	13	13	13	13	13	13	13	13	11	11	11	11	11	11	11	11	11	11	11	11

ССЧ апрель = (12 чел. × 4 дн. + 13 чел. × 14 дн. +11 чел. × 12 дн.) : 30 дн. = 12,07 чел.

В компании могут быть частично занятые сотрудники, работающие, к примеру, три дня в неделю или неполный рабочий день. Если неполная занятость согласована с администрацией и закреплена в трудовом договоре, то ССЧ по таким сотрудникам считается отдельно.

		Количество часов, отработанное
ССЧ месяц		Частично занятыми сотрудниками		Число
по частично занятым		за месяц, час.		рабочих дней
сотрудникам		Продолжительность рабочего дня		в месяце
		В организации, час.

Тогда общую ССЧ за месяц по организации рассчитывают по формуле:

Пример 2

Дополним условия примера 1. ООО работает на пятидневке с 8-ми часовым рабочим днем. 8 апреля была принята техничка на неполный рабочий день. Напомним, что в апреле 2016 г. 21 рабочий день. Рассчитаем общую ССЧ за апрель.

ССЧ месяц частично занятых сотрудников: ((4 час. × 16 раб.дн.) : 8 час.) : 21 раб.дн = 0,38 чел.

ССЧ апрель: (12,07 чел. + 0,38 чел.) = 12,45 чел.

Таблица. Продолжительность рабочего дня

Сведения о среднесписочной численности работников за 2016 год нужно сдать в январе 2017 года. Форма отчетности утверждена приказом ФНС от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. В статье - сведения о среднесписочной численности работников за 2016 год: сроки, бланк, образец.

Срок сдачи

Сведения о численности - это самый ранний отчет, который организации и индивидуальные предприниматели (в том числе на УСН), сдают в налоговую инспекцию по итогам 2016 года, - не позднее 20 января 2017 года .

Срочная новость для бухгалтерии по отчетности: . Читайте в журнале

Это требование пункта 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ. Причем организации представляют отчет как при наличии у них наемных работников, так и при их отсутствии, что подтверждают представители Минфина России в письме от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390. А вот индивидуальные предприниматели подают сведения о среднесписочной численности, только если привлекали персонал в прошедшем году (ст. 1 Федерального закона от 23.07.2013 № 248‑ФЗ).

То есть ИП без работников отчет о средней численности не сдает .

Как считать

Среднесписочная численность определяется на основании ежедневного учета списочной численности работников. Источником информации о ней обычно служат формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Списочная численность за каждый день должна соответствовать табелю учета рабочего времени (формы и ), на основании которого определяется, кто пришел и не пришел на работу. Показатель уточняется по приказам о приеме на работу (), переводе работников на другую работу (), предоставлении отпуска (), расторжении трудового договора (). Сведения можно почерпнуть из личной карточки (), расчетно-платежной ведомости () и других документов по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. А так же вы можете ознакомиться с темой расчет лимита кассы образец.

Вычислить среднесписочную численность работников можно, следуя Указаниям, утвержденным (далее - ). Чтобы определить среднесписочную численность за год, используйте формулу:

В случаях, когда фирма вела деятельность неполный год (например, была зарегистрирована летом), данный показатель нужно рассчитывать аналогично. То есть все равно сумму среднесписочной численности за все месяцы нужно разделить на 12 ().

В свою очередь, чтобы вычислить среднесписочную численность за месяц, применяют формулу:

Среднесписочную численность сотрудников, занятых полный день, считают так:

Среднесписочная численность сотрудников, отработавших полные рабочие дни		Списочная численность работников за 1-е число месяца		Списочная численность работников за 2-е число месяца				Списочная численность работников за последнее число месяца		Количество календарных дней месяца

Итак, среднесписочную численность работников рассчитывают на основании списочной численности. При этом в списочную численность включают всех, кто трудится по трудовому договору и выполняет постоянную, временную или сезонную работу.

Полный список лиц, включаемых в списочную численность, указан в Указаний. В том числе надо учитывать тех, кто болеет, находится в командировке, заключил трудовой договор и работает на дому (надомники) или принят на работу с испытательным сроком.

Какие работники учитываются

В списочной численности учитываются все работники, с которыми заключен трудовой договор и выполняющие постоянную, временную или сезонную работу, за исключением внешних совместителей.

В списочной численности учитываются и отсутствующие на работе (командированные, заболевшие, направленные на обучение с отрывом от работы, находящиеся в отпуске, совершившие прогул и др.).

Категории тех, кто в списочную численность не включаются: внешние совместители, лица, выполняющие работу по гражданско-правовым договорам, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу без предупреждения, адвокаты.

При расчете среднесписочной численности не учитываются:

женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам;

лица, находящиеся в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка из родильного дома, а также в допотпуске по уходу за ребенком;

обучающиеся и поступающие в образовательные учреждения работники, находящиеся в допотпуске без сохранения зарплаты.

Кто не учитывается

	Внешние совместители
	Граждане, выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера
	Собственники самой организации, не получающие заработную плату
	Сотрудницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком
	Те, кто поступает учиться и находится в отпуске без сохранения зарплаты для сдачи вступительных экзаменов
	Те, кто переведены на работу в другие организации, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направлены на работу за границу
	Лица, направленные компанией на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы и получающие стипендию за ее счет
	Граждане, которые подали заявление об увольнении и прекратили работу до истечения срока предупреждения или прекратили работу без предупреждения работодателя
	Лица, с которыми заключен ученический договор с выплатой в период ученичества только стипендии
	Работники, находящиеся в неоплачиваемом учебном отпуске

Чтобы определить среднесписочную численность работников, отработавших неполный рабочий день, нужно выяснить общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками. Показатель для каждого работника рассчитывают так:

Полученное количество человеко-дней, отработанных сотрудником, нужно умножить на число отработанных дней в месяце.

Нормативная продолжительность рабочего дня зависит от принятого количества рабочих часов в неделю. Это следует из пункта 81.3 Указаний. Для удобства мы привели показатели в табл. 2 ниже. К примеру, при пятидневной рабочей неделе общей продолжительностью 40 часов, человеко-часы нужно делить на 8.

Продолжительность рабочего дня в часах

После того как определено количество человеко-дней, можно посчитать среднесписочную численность работников, занятых неполный день:

Пример расчета Компания ООО «Эклер» зарегистрирована 15 октября 2016 года и с момента создания применяет упрощенную систему налогообложения. В организации установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя (продолжительность рабочего дня составляет 8 часов). Списочная численность сотрудников, работающих по трудовому договору полный рабочий день, составила: В октябре и ноябре 2016 года в компании ООО «Эклер» отсутствовали сотрудники, работавшие неполный рабочий день. А 1 декабря был принят на условиях сокращенного рабочего дня помощник бухгалтера. В декабре он отработал по 4 часа 23 дня. Рассчитаем по итогам 2016 года среднесписочную численность работников ООО «Эклер» следующим образом. 1. Месячная среднесписочная численность сотрудников, которым установлен полный рабочий день, равна: В октябре - 9,87 чел. (18 чел. × 17 дн. : 31 дн.); В ноябре - 19,66 чел. (18 чел. × 20 дн. + 23 чел. × 10 дн.) : 30 дн.; В декабре - 23 чел. (23 чел. × 31 дн. : 31 дн.). 2. Месячная среднесписочная численность сотрудников, которым установлен неполный рабочий график, равна: В декабре - 0,5 чел. (4 чел.-ч. × 23 дн. : 8 ч. : 23 дн.). 3. Месячная среднесписочная численность всех сотрудников равна: В октябре – 9,87 чел.; В ноябре - 19,66 чел.; В декабре - 23,5 чел. (23 чел. + 0,5 чел.). 4. Среднесписочная численность сотрудников фирмы «Эклер» за 2016 год равна 4,42 чел. (9,87 чел. + 19,66 чел. + 23,5 чел.) : 12.

Как отчитаться

Сведения подают по форме, которая утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Рекомендации, как ее заполнять, даны в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@. Сама форма состоит из одного листа. Вверху указывают ИНН организации или индивидуального предпринимателя и КПП организации. Строка «Представляется в ____» предназначена для наименования и кода инспекции. Ниже следует привести полное название организации в соответствии с учредительными документами либо ФИО предпринимателя.

Среднесписочную численность указывают в целых единицах. Дробное число округляют по общему правилу: цифры после запятой от 5 и более округляют до целого числа в большую сторону, а цифры 1-4 отбрасывают. Форму подписывает руководитель компании, индивидуальный предприниматель или представитель, ставится печать и дата. При этом ФИО руководителя или представителя указывают полностью.

Срок подачи сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год, как мы упомянули в начале статьи, - не позднее 20 января текущего года. То есть крайний срок подачи сведений по сотрудникам за 2016 год - 20 января 2017 года. Таковы требования пункта 3 статьи 80 НК РФ.

Обратите внимание: если фирма подаст сведения о среднесписочной численности с опозданием, налоговая инспекция может наложить одновременно два штрафа. На организацию - в размере 200 руб. и на ее руководителя - в размере от 300 до 500 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ, п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-02-07/1-179).

Предприниматель же, опоздавший сдать сведения по работникам, заплатит 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Пример заполнения

Расчет среднесписочной численности работников за 2018 год - это отчет, который до 21 января 2019 года все организации и индивидуальные предприниматели, имеющие наемных работников, обязаны направить в территориальные органы ФНС России. Такие данные необходимы налоговикам для определения категории налогоплательщика и исчисления некоторых видов налогов. Отчет не является статистическим и к нему предъявляются требования, предусмотренные налоговым законодательством. Как заполнить его без ошибок, можно узнать из статьи.

Сведения о среднесписочной численности 2018 в органы Федеральной налоговой службы РФ должны ежегодно предоставлять все организации или индивидуальные предприниматели с наемными работниками. Такая обязанность закреплена в статье 80 Налогового кодекса РФ . Направлять такие сведения также должны новые или реорганизованные налогоплательщики. И если за год отчет сдается до 20 января (в 2019 году 20 января — воскресенье, значит, крайний срок переносится на 21 января), то в случае создания новой организации его нужно сдать не позднее 20-го числа месяца, следующего за тем, в котором было официально зарегистрировано юрлицо или ИП.

Форма отчета о среднесписочной численности и порядок его сдачи

Отчет по среднесписочной численности за 2018 год сдаются по форме, утвержденной приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. С момента принятия этого документа бланк среднесписочной численности не изменялся, поэтому рекомендации по его заполнению можно найти в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@.

В письме ФНС от 27 февраля 2018 г. N ПА-4-6/3876 содержится уточнение о том, что в приказ от 2007 года готовятся изменения, однако до принятия этих изменений надлежит руководствоваться требованиями, изложенными в в Письме от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@.

К документу предъявляются общие требования с другой налоговой отчетностью, поэтому в электронном виде его нужно направить в налоговый орган в том случае, если количество работников организации свыше 100 человек. Если среднесписочная численность за 2018 год меньше, то в силу пункта 3 статьи 80 НК РФ, отчёт о среднесписочной численности работников 2018 можно направить на бумаге. Для индивидуальных предпринимателей ействует следующее правило: если в течение года у предпринимателя не было ни одного наемного работника, то сведения подавать не нужно.

Форма выглядит так:

Расчет среднесписочной численности на 2018 год

Бланк отчета и правила расчета среднесписочной численности работников Налоговая служба утвердила еще в 2007 году. Отчет состоит всего из одного листа и заполнить его достаточно просто. Главное, использовать правильную формулу для расчета среднесписочной численности. Эта формула отличается в разных ситуациях.

По общему правилу расчет среднесписочной численности работников осуществляется в соответствии с «Указаниями по заполнению форм федерального статистического наблюдения», утвержденными Приказом Росстата от 22.11.2017 N 772. Отдельно необходимо вычислить среднесписочную численность работников, которые трудились на условиях полного или неполного рабочего дня. Для этого нужно использовать специальные формулы.

Для расчета величины за год нужно вычислить среднесписочную численность трудящихся за все месяцы отчетного года и разделить полученное число на 12. Эту формулу должны использовать даже те организации и ИП, которые были созданы в течение 2018 года и вели свою деятельность не весь календарный год.

Среднесписочная численность полностью занятых работников (за месяц) = Сумма списочной численности полностью занятых работников за каждый календарный день месяца / Число календарных дней в месяце

Однако для такого расчета сперва необходимо вычислить среднее количество сотрудников, которые отработали каждый день месяца. Для этого также существует формула, разработанная Росстатом. Сперва необходимо вычислить численность сотрудников, которые отработали полный и неполный день. Для этого потребуется определить общее число отработанных за месяц человеко-дней. Этот показатель исчисляется отдельно для каждого работника по следующей формуле: общее количество фактически отработанных часов разделить на нормативную продолжительность рабочего дня. При этом сама нормативная продолжительность рабочего дня будет зависеть от количества рабочих часов в неделю, установленных в организации. В частности, при 40-часовой пятидневной рабочей неделе продолжительность рабочего дня составит 8 часов, а при шестидневной — 6,67 часов.

На основании этих данных можно рассчитать количество тех, кто занят неполный день. Для расчета тех, кто трудился полный день, необходимо сложить списочную численность работников на каждое число календарного месяца, с первого по последнее, и разделить на количество дней в месяце.

Кого включать в расчет среднесписочной численности

Нужно учесть, какие работники включаются в состав среднесписочной численности, а какие нет. Эти данные приведены в таблице:

При расчете учитываются работники:	При расчете не учитываются
у которых был простой по вине работодателя	внешние совместители
работающие на полставки или на условиях неполного рабочего дня по штатному расписанию	работник по договорам гражданско-правового характера
отсутствующие по причине временной нетрудоспособности	проходящие обучение по направлению организации с отрывом от работы
в служебных командировках	адвокаты
надомные и удаленные	работающие за пределами России
отсутствующие по причине исполнения общественных или государственных обязанностей, а также участники забастовок	привлеченные работники, в соответствии с договорами, заключенными с государственными учреждениями на предоставление рабочей силы
студенты и лица, обучающиеся в образовательных учреждениях, работающие на предприятии во время производственной практики, если их зачислили на рабочие места	члены кооператива, не имеющие трудовых договоров с предприятием
на испытательном сроке	собственники организации, не имеющие трудовых договоров
в учебном отпуске с сохранением заработной платы	военнослужащие, находящиеся при исполнении своих военных обязанностей
в отпуске и поступающие в образовательные учреждения, а также сдающие вступительные экзамены без сохранения зарплаты на месте работы	подавшие заявление об увольнении и прекратили работу до истечения срока предупреждения руководства
в очередном и дополнительном отпусках, включая отпуск без сохранения зарплаты
лица, трудоустроенные с целью замещения работников, отсутствующих по уважительным причинам
в отпуске по уходу за ребенком
внутренние совместители
находящиеся под следствием до вынесения приговора суда

В компании нередко работники работают на две и даже три ставки, а иногда — на полставки и менее. Кроме того, существуют внутренние совместители. При расчете среднесписочной численности каждого из них нужно считать за единицу (так говорят Указания, утвержденные приказом Росстата от 22.11.2017 № 772).

Важно также помнить, что численность работников, работавших в выходной или праздничный день, будет равно численности работников за предыдущий рабочий день. Если праздничных дней идет несколько подряд, то все равно численность работников за каждый из них признается равной этому показателю за последний рабочий день перед выходными.

Основанием для определениячисленности работников является ежедневный учет по табелю рабочего времени. Именно по этому документу устанавливают численность работников, которые явились на работу либо отсутствовали.

Отдельно нужно отметить, что если при расчете получается нецелое число, то его следует округлить по общему правилу. Это значит, что показатели, имеющие значение менее 0,5 единицы, не принимаются во внимание, а показатели, равные 0,5 единицы и более, округляются до целого числа. Внешние совместители и женщины, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, в списочную численность за месяц не входят.

Ответственность за несдачу отчета

За несвоевременное предоставление данных о среднесписочной численности работников организации и индивидуальные предприниматели несут двойную ответственность:

• налоговый штраф в соответствии с пунктом 1 статьи 126 НК РФ — 200 рублей за каждый непредоставленный документ;
• административный штраф в соответствии со статьей 15.6 КоАП РФ — 500 рублей (штраф накладывается на руководителя).

В первом случае субъектом правонарушения выступает сам налогоплательщик, а во втором — его должностное лицо, ответственное за предоставление таких сведений. Аналогичное наказание предусмотрено за ошибки в расчете.

Кроме того, если компания входит в реестр малых и средних предприятий — в случае несдачи отчета из этого реестра она будет исключена (такая мера абсолютно понятна, так как одним из основных критериев отнесения организации к субъекту малого и среднего предпринимательства является численность работников).